Os contatos de um cliente, iguais no Google e no Outlook.

Cada contato novo era digitado duas vezes.

Um cliente mantinha os contatos no Google Contatos e no Microsoft Outlook. Por isso, cada cartão de visita novo tinha que ser cadastrado à mão nas duas contas.

Com o tempo, as duas listas deixaram de bater. Um cargo mudava em uma e não na outra, ou um e-mail ficava salvo em só uma delas, e nem sempre dava para saber qual versão estava certa.

Envie a foto, aprove, e o contato é salvo nos dois.

O assistente funciona no WhatsApp, então não há aplicativo novo para aprender. Ele lê o cartão, verifica se a pessoa já está em alguma das listas e pergunta antes de salvar qualquer coisa.

Um contato novo pede só uma foto e um sim.

O cliente envia a foto do cartão. O assistente responde com os dados que leu e pergunta antes de salvar.

Foto

O cartão, enviado com um pedido curto.

Revisão

Nome, cargo, e-mail, telefone e site, mais um aviso de que o e-mail termina em .net e o site, em .com.

Aprovação

O cliente responde que sim e informa o nome da empresa.

Depois, ele mostra o que foi salvo em cada lugar.

A confirmação lista os dados salvos no Google Contatos e no Outlook. Também avisa sobre informações que o Google trouxe de um perfil já existente, que o assistente não adicionou, e repete o lembrete para conferir o domínio do e-mail.

Cada alteração espera um sim e é conferida.

O assistente também compara as duas listas e encontra dados que faltam ou que não batem. Antes de mudar qualquer coisa, ele lê as duas, lista as alterações que pretende fazer e espera. Depois da aprovação, lê as duas de novo e informa o que realmente mudou.

Uma lição dos testes: uma ferramenta genérica de atualização apagava campos que ninguém tinha pedido para alterar. Trocamos por ferramentas menores, que mudam um campo de cada vez, como o e-mail ou o telefone.

Proposta

O plano, antes de qualquer gravação.

Aprovado

Uma resposta de uma palavra, dada por uma pessoa.

Conferido

As duas listas lidas de novo para confirmar as alterações.

No teste final, 26 contatos em cada lista.

O teste usou contatos fictícios, não reais. Na última rodada, o assistente informou que não havia duplicados nem registros em branco. Isso mostra como o sistema se comportou nos testes, não resultados do uso no dia a dia.